تشکیل پرونده مطالباتی و دریافت صورت مزد و حقوق بیمه‌شدگان
مقدمه
مطابق ماده ۳۸ قانون تأمین اجتماعی مصوب 0۳/0۴/1۳۵۴ در مواردی که انجام کار به طور مقاطعه به اشخاص حقیقی یا حقوقی واگذار می‌شود، کارفرمایان مکلف می‌باشند مقاطعه‌کاران را متعهد نمایند که کارکنان خود و کارکنان مقاطعه‌کاران فرعی را نزد سازمان بیمه نمایند و کل حق‌بیمه را به ترتیب مقرر در ماده ۲۸ قانون بپردازند و جهت تضمین انجام این تعهد، کارفرمایان مکلف می‌باشند پرداخت پنج درصد بهای کل کار و آخرین قسط مقاطعه‌کار را موکول به صدور مفاصاحساب از سوی سازمان نمایند؛ لذا انجام تکالیف و تعهدات قانونی سه‌جانبه بر عهده سازمان، واگذارندگان کار و مقاطعه‌کاران مستلزم ارائه یک نسخه از قرارداد منعقده یا اسناد و مدارک واگذاری عملیات مقاطعه از سوی هر یک از طرفین پیمان و تشکیل پرونده مطالباتی نزد واحدهای اجرایی سازمان تأمین اجتماعی می‌باشد.
در دوره اجرای قرارداد، مقاطعه‌کاران موظف به ارائه صورت مزد و حقوق کارکنان و پرداخت حق‌بیمه مقرر و ارسال قراردادهای منعقده با مقاطعه‌کاران فرعی و سایر تکالیف مقرر طبق ضوابط و مقررات قانونی بوده و واگذارندگان کار نیز مکلف می‌باشند ضمن انجام تکالیف تصریح شده در قانون نسبت به ارسال متمم‌ها و الحاقیه‌های صادره، اعلام اصلاحات و تغییرات قرارداد اقدام، و در خاتمه عملیات پیمان، با اعلام اطلاعات مبنای محاسبه حق‌بیمه کارکنان شاغل در اجرای قرارداد به همراه صورت‌حساب‌ها و صورت‌وضعیت‌های قطعی تأیید شده به سازمان تأمین اجتماعی، درخواست مفاصاحساب نمایند؛ بدیهی است مطابق قانون الحاق یک تبصره به ماده ۳۸ قانون تأمین اجتماعی مصوب ۲۶/0۲/1۳7۲ و آیین‌نامه اجرایی آن، در صورت عدم ارائه مفاصاحساب مقاطعه‌کار ظرف یک سال از تاریخ فسخ، خاتمه یا تعلیق قرارداد، واگذارندگان کار مکلف می‌باشند نسبت به اعلام اطلاعات مبنای محاسبه و میزان پنج درصد کل کار و آخرین قسط نگهداری شده به واحد اجرایی مربوطه اقدام نموده و سازمان نیز موظف می‌باشد با کنترل و نظارت بر حسن انجام تکالیف و تعهدات بر عهده واگذارندگان کار و مقاطعه‌کاران نسبت به مطالبه و وصول حق‌بیمه متعلقه و صدور مفاصاحساب اقدام نماید، لذا باتوجه‌به اهمیت موضوع، فرایند تخصیص شماره کارگاهی و تشکیل پرونده مطالباتی به شرح ذیل می‌باشد:
- دریافت قراردادهای مقاطعه‌کاری و تشکیل پرونده مطالباتی.
– احراز هویت کارفرما و بررسی اصالت قرارداد.
– تخصیص کد متمرکز پیمان.
– دریافت صورت مزد و حقوق بیمه‌شدگان.
دریافت قرارداد مقاطعه‌کاری و تشکیل پرونده مطالباتی
واحدهای اجرایی مکلف می‌باشند باتوجه‌به ضرورت کنترل و نظارت اثربخش سازمان بر انجام تعهدات و تکالیف مقرر در قانون تأمین اجتماعی توسط مقاطعه‌کاران و در اجرای ماده 7 آیین‌نامه طرز تنظیم صورت مزد و حقوق موضوع ماده ۳9 قانون تأمین اجتماعی مصوب مورخ 19/1۲/1۳۵۴ شورای‌عالی تأمین اجتماعی به شرح ذیل اقدام نمایند:
1- واحدهای اجرایی می‌بایست نسبت به دریافت نسخه کامل قرارداد به همراه ضمائم، پیوست‌ها، اسناد و مدارک مربوطه (اعم از اینکه قرارداد به‌صورت حضوری دریافت و یا غیرحضوری بارگذاری گردد) اقدام نمایند. درضمن قراردادهایی که به زبانی غیر از زبان فارسی تنظیم گردیده، اخذ ترجمه رسمی اسناد قرارداد الزامی می‌باشد.
2- در خصوص قراردادهای محرمانه چنانچه مقاطعه‌کار با ارائه گواهی واگذارنده کار و در دوره اجرای عملیات پیمان درخواست تشکیل پرونده و ارسال صورت مزد و حقوق کارکنان شاغل در اجرای عملیات را ارائه نماید، لازم است پس از بررسی و احراز اصالت و محرمانگی قرارداد از طریق اداره حراست اداره کل استان، واحدهای اجرایی نسبت به تخصیص کد کارگاهی اقدام نمایند.
۳- واحدهای اجرایی مکلف می‌باشند صرفاً نسبت به تشکیل پرونده مطالباتی جهت قراردادهای مقاطعه‌کاری که محل اجرای عملیات در حوزه عملکرد همان واحد واقع گردیده است اقدام نمایند.
۴- چنانچه محل اجرای قرارداد خارج از حوزه عملکرد شعبه باشد به استثنا قراردادهای حالت‌های خاص مندرج در این بخشنامه یا تمرکزهای صادره از سوی اداره کل وصول حق‌بیمه و ادارات کل استان، قرارداد می‌بایست به شعبه محل اجرای پیمان ارسال و مراتب نیز به واگذارنده و مقاطعه‌کار اعلام گردد.
۵- مجوز تمرکز در یک شعبه، در ارتباط با قراردادهایی که محل اجرای آن در حوزه عملکرد یک استان پراکنده باشد توسط اداره کل مربوطه و قراردادهایی که محل اجرای آن در محدوده عملکرد چند استان باشد توسط اداره کل وصول حق‌بیمه صادر می‌گردد.
۶- قراردادهای فرعی، در شعبه‌ای که جهت قرارداد اصلی تشکیل پرونده شده متمرکز می‌گردند و موارد خاص مندرج در این بخشنامه یا مجوز خاص صادره از سوی اداره کل وصول حق‌بیمه یا ادارات کل استان از این قاعده کلی مستثنی‌می‌باشند.
احراز هویت کارفرما و بررسی اصالت قرارداد
1- مشخصات طرفین قرارداد، موضوع، مبلغ، مدت و شرایط و تعهدات آنان جز ارکان اساسی کلیه قراردادها بوده و هر یک از ارکان قراردادها باید جامع و کامل باشد، لذا لازم است واحدهای اجرایی از انطباق کامل مشخصات مذکور از قبیل نام واگذارنده و مقاطعه‌کار شماره ثبت، شناسه ملی و دارنده حق امضای اشخاص حقوقی و شماره ملی و کد اقتصادی اشخاص حقیقی، مشخصات کامل و شناسنامه‌ای مقاطعه‌کاران حقیقی، نشانی کامل اقامتگاه و شماره‌تلفن طرفین در قرارداد منعقده و مطابقت آن با اساسنامه و آگهی‌های تأسیس و تغییرات اشخاص حقوقی اطمینان حاصل نمایند.
2- آدرس اشخاص حقوقی، نشانی مندرج در آگهی روزنامه رسمی و آخرین تغییرات شرکت به‌عنوان اقامتگاه قانونی می‌باشد.
تبصره: تغییر آدرس شرکت‌های تعاونی که در مجمع به تصویب رسیده است و در مرحله ثبت در روزنامه رسمی می‌باشد تا ثبت در روزنامه رسمی رونوشت مصوبه مجمع ملاک خواهدبود.
3- نشانی پیمانکار شخص حقیقی، آدرس نامبرده که در متن قرارداد ذکر شده‌است می‌باشد و چنانچه در قراردادی نشانی شخص حقیقی درج نگردیده باشد، هنگام اخذ قرارداد لازم است به‌صورت مکتوب آدرس دقیق مقاطعه‌کار را که به تأیید واگذارنده کار رسیده است اخذ نمایند.
تخصیص شماره متمرکز پیمان
1- برای مقاطعه‌کاران حقوقی در شعبه محل استقرار اقامتگاه، شماره کارگاه اصلی اختصاص داده می‌شود و به هر یک از قراردادها نیز ردیف پیمان متصل به شماره اصلی تخصیص‌یافته و بلافاصله مراتب امر به مقاطعه‌کار و واگذارنده اعلام می‌گردد.
2- چنانچه دفتر مرکزی پیمانکار در محدوده سایر شعب باشد امکان جستجوی شماره کارگاه و کد شعبه برای سایر شعب فراهم گردیده است، ضمناً بعد از جستجوی شماره کارگاه از طریق گزینه پیمان، امکان ثبت اطلاعات قرارداد برای کاربر میسر می‌باشد.
3- در صورت عدم تخصیص شماره کارگاهی در محدوده سایر شعب جهت دفتر مرکزی، واحد اجرایی محل اجرای پیمان با شعبه‌ای که محدوده آدرس دفتر مرکزی است مکاتبه و درخواست بازرسی از آدرس دفتر مرکزی نموده و پس از انجام بازرسی و تخصیص کد کارگاهی، مراتب را به شعبه درخواست‌کننده اعلام می‌نمایند.
۴- درصورتی‌که آدرس دفتر مرکزی مندرج در قرارداد با آدرس موجود در شعبه محل تشکیل دفتر مرکزی مقاطعه‌کار مغایرت داشته باشد، واحد اجرایی ضمن تخصیص ردیف پیمان و تشکیل پرونده جهت قرارداد، نسبت به اعلام مراتب به انضمام آگهی تغییرات آدرس به‌منظور انجام بازرسی و اصلاح نشانی به شعبه محل دفتر مرکزی اقدام نمایند.
۵- واحدهای اجرایی مکلف به ثبت شماره کارگاهی واگذارندگان کار در ردیف پیمان می‌باشند درضمن ثبت شماره کارگاهی و شناسه ملی سازمان سرپرست برای تخصیص شماره کارگاهی به واحدهای تابعه که فاقد شناسه ملی مستقل می‌باشند، الزامی‌است.
۶- در خصوص مقاطعه‌کارانی که به‌صورت مشارکت (کنسرسیوم) عملیات اجرایی پیمان را به عهده می‌گیرند و همچنین قراردادهای مشارکت مدنی که صورت‌وضعیت‌ها به‌صورت مشترک ارائه و پرداخت می‌گردد نحوه تشکیل پرونده برابر بند (1-۵) خواهدبود و در مورد مقاطعه‌کارانی که بدون ثبت مشارکت در اداره ثبت شرکت‌ها اقدام به انعقاد قرارداد مشارکتی می‌نمایند و برابر مفاد قرارداد و تعهدات طرفین، صورت‌وضعیت‌ها به‌صورت مجزا تنظیم و پرداختی از طرف واگذارنده کار به‌صورت تفکیک و بر اساس صورت وضعیت کارکرد به‌حساب طرفین مشارکت واریز می‌گردد، ردیف پیمان به هریک از اعضا مشارکت به‌صورت مجزا تخصیص و دریافت صورت مزد و حقوق و حق‌بیمه افراد شاغل در اجرای پیمان نیز به‌صورت تفکیک در شعبه محل اجرای پیمان صورت خواهد گرفت.
دریافت صورت مزد و حقوق بیمه‌شدگان
1- طرز تنظیم صورت مزد و حقوق و مواقع ارسال آن، میزان و نحوه پرداخت حق‌بیمه کارکنان شاغل در قراردادهای مقاطعه‌کاری مشمول مواد ۳۸ و ۴1 قانون تأمین اجتماعی برابر آیین‌نامه «طرز تنظیم صورت مزد و حقوق و مواقع ارسال آن‌ها به سازمان موضوع ماده ۳9 قانون تأمین اجتماعی» می‌باشد.
2- دریافت صورت مزد و حقوق کارکنان شاغل در قراردادهای مقاطعه‌کاری از تاریخ شروع عملیات اجرایی پیمان تا تاریخ اتمام عملیات اجرایی و خاتمه قرارداد با رعایت مهلت مقرر در ماده ۳9 قانون تأمین اجتماعی و تبصره ذیل ماده ۶ آیین‌نامه مربوطه الزامی است.
3- در قراردادهای اجرایی تاریخ تنظیم صورت‌جلسه تحویل موقت، تاریخ خاتمه پیمان بوده و بدیهی است چنانچه حسب مفاد صورت‌جلسه تحویل موقت پیمانکار مکلف به رفع نقص گردیده باشد، تاریخ تنظیم صورت‌جلسه رفع نقص تاریخ خاتمه پیمان تلقی می‌گردد.
۴- تعهدات طرفین قرارداد با امضا و ابلاغ آن نافذ می‌گردد، لیکن در مواردی که واگذارندگان کار پیش از امضای قرارداد با ارسال مستندات برگزاری یا ترک تشریفات مناقصه و گواهی واگذارنده کار نسبت به اعلام تاریخ شروع عملیات موضوع قرارداد و اشتغال کارکنان اقدام نمایند، واحدهای اجرایی مکلف می‌باشند تا تاریخ ارائه قرارداد که نمی‌بایست مدت آن متجاوز از ۳ ماه باشد، نسبت به دریافت حق‌بیمه و صورت مزد و حقوق کارکنان شاغل در اجرای عملیات قبل از انعقاد و همچنین بعد از انعقاد قرارداد و ادامه دوره اجرای عملیات پیمان برابر مقررات اقدام نمایند. در صورت درخواست دریافت صورت مزد و حقوق بیشتر از ۳ ماه در بند فوق، حداکثر تا دو ماه دیگر نیز با ارائه اسناد و مدارک و دلایل مثبته با تأیید مدیرکل استان امکان‌پذیر می‌باشد.
